5 Dicas que toda empresa deve considerar no momento de criar uma Política de Presentes & Entretenimento

Lembram daquela cena do menino na escola que oferece uma maçã para a professora? Por mais inocente que pudesse parecer aquele gesto por parte da criança, (claro ensinada indiretamente pelos pais), poderia gerar algum tipo de influência na tomada de decisões da professora, como ser menos rígida no momento de dar uma qualificação para a criança ou dar preferências especiais em certas atividades escolares.

Até hoje ainda existe este costume de cortesia; só que numa empresa, existem situações onde colaboradores diretos e indiretos oferecem e recebem regalias, convites, ou benefícios específicos sem considerar os riscos. Se uma empresa não realiza uma análise prévia do que se oferece ou se recebe, pode sofrer de situações de Conflito de Interesse ou pior ainda, de realizar práticas ilegítimas.

Para evitar este tipo risco é necessário definir política e processo de Presentes & Entretenimento que enquadrem com o segmento de negócio e a legislação aplicável. Se a sua empresa não conta com uma política, é hora de começar logo já que você esta correndo riscos.

Em seguida estão algumas dicas para a empresa ter um controle apropriado de Presentes e Entretenimento:

• Antes de começar, faça uma avaliação de risco focada em Presentes & Entretenimento. Não adianta fazer Copy / Paste de outra política achada na Internet, já que toda empresa tem suas próprias particularidades e em consequência tem diferentes riscos, por exemplo: algumas fazem muitas licitações, outras trabalham com muitos revendedores e despachantes e outras precisam manter atualizadas as licenças e certificações.

• Defina o que é considerado Presentes & Entretenimento dentro da sua empresa: isto poderia ser desafiador já que um presente pode ser representado em diferente formas, como por exemplo, ganhar um sorteio num evento onde a empresa foi convidada, uma troca de favores ou uma simples caneta com o logo do fornecedor.

• Deixe claro que todo presente recebido ou oferecido é para a empresa e não para seu representante:  imagine que você, como representante, participa num evento de 1000 pessoas e ganha num sorteio um Tablet. Este prêmio deve ser imediatamente reportado e entregue para o responsável da área de Compliance que tomará providências apropriadas.

• Muito cuidado com as Entidades do Governo: analise bem antes de oferecer ou receber algum tipo de presente ou entretenimento para qualquer entidade do governo, já que isto poderia deixar a impressão de estar fazendo uma prática corrupta. Na minha experiência, soube de um funcionário de vendas que não seguiu a política, e decidiu presentear uma garrafa de vinho para o superintendente de um órgão regulador; o superintendente devolveu garrafa só que foi entregue para o CEO com uma carta de advertência.

• Informe, treine e abra canais de comunicação: as políticas são para serem seguidas; não adianta ter uma política se o funcionário não tem conhecimento dela. Comunique a Política para todos os funcionários e envolvidos indiretamente, organize treinamentos para todos seus funcionários com as devidas atualizações ao passar do tempo e crie canais de comunicação já que toda política gera dúvidas e os responsáveis precisarão dar esclarecimentos.

Criar uma Política e Processo de Presentes e Entretenimento será um excelente exercício para sua empresa. Além de evitar riscos Legais e de Conflito de Interesse, sua empresa se valorizará mais.